Una herramienta que ha revolucionado mi organización del trabajo

¿Qué puedo organizar con Workflowy?

• Listas de tareas. Llevo mucho tiempo buscando en vano herramientas adecuadas para mantener las listas de tareas. Las que he encontrado hasta ahora eran demasiado complicadas, demasiado potentes, demasiado inflexibles o no se integraban lo suficientemente bien con otras herramientas
• Control de la delegación. Delegar tareas a veces no es fácil de organizar. Se delega una tarea, hay que comprobar que se ha completado en un momento determinado, y hay otros empleados implicados.
• Priorización. Las tareas tienen prioridades. Hay prioridades porque la tarea es importante o porque es urgente, o ambas cosas. ¿Cómo puedo distinguir entre los dos y cómo me aseguro de utilizar mi presupuesto de tiempo correctamente?
• Gestión de ideas. Todos los días se me ocurren muchas cosas que podrían hacerse, o que deberían pensarse más, o que deberían discutirse con uno u otro empleado. ¿Dónde lo dejo todo?
• Técnicas creativas. Muchos proyectos e ideas necesitan ser pensados durante mucho tiempo. Hay muchos aspectos e ideas que quieren ser considerados. Los mapas mentales, la lluvia de ideas y otras técnicas son útiles para ello y requieren una documentación y visualización adecuadas. A veces no se trabaja solo, sino que se desarrollan las ideas en equipo. Esto también debe ser posible.
• Listas. Hay que recopilar muchas cosas en listas. No importa si se trata de opciones de acción, personas de contacto en un proyecto, clientes importantes y mucho más. Muchas de estas listas son jerárquicas, por lo que un subelemento de la lista es una lista más, etc.
• Organización de la reunión. ¿De qué más quería hablar con este empleado o persona de contacto? ¿Qué se acordó? ¿De qué se habló?

Lo que lo hace especialmente difícil es que los límites entre estos elementos son fluidos y dinámicos. Una idea puede convertirse rápidamente en un proyecto creativo, que a su vez se convierte en elementos individuales de la delegación, y así sucesivamente. Las prioridades se convierten en puntos de reunión, que se convierten en puntos de delegación, que vuelven a ser prioridades. Y todo puede tener plazos y/o prioridades. Así que lo ideal es gestionar todos estos requisitos organizativos en una sola herramienta.

Parece una herramienta muy potente y complicada. Lo contrario es cierto.

Workflowy es una herramienta muy inteligente, sencilla y rápida que realmente puede utilizar para procesar no mucho más que listas jerárquicas de puntos espejo. Así que algo como:

• Punto de control1
  • Subitem
    • Detalles
    • otro detalle
  • otro subpunto
• superpunto2

Esta sencilla función se complementa con algunas herramientas muy simples. Por ejemplo, puede contraer y expandir subpuntos individuales en cada capa. También puede ver una capa concreta de forma individual. Luego está la idea de las etiquetas conocidas, por ejemplo, de Twitter. Al prefijar cada palabra con #, se convierte en una etiqueta que puedes buscar fácilmente más adelante. Pero también se puede buscar de forma muy eficaz de otras maneras. Por ejemplo, si escribo "Pedro" en el cuadro de búsqueda, puedo limitar toda la lista jerárquica a las líneas en las que aparece la palabra "Pedro". Y puedo marcar cada fila o niveles jerárquicos enteros como "Hecho" y así ocultarlos en la vista estándar. Ah, sí, todo esto en la nube, por supuesto, así que se puede utilizar en cualquier navegador desde cualquier lugar (incluyendo smartphone o tablet) en cualquier momento.

Eso es todo. Lo que hace que esta herramienta inteligente sea realmente inteligente y práctica es la forma de utilizarla. Esto no está predeterminado por los creadores de Workflowy, pero aquí cada uno puede y debe encontrar su propio método.

Cómo trabajo con Workflowy

1. Como primer nivel, utilizo temas como "Marketing", "Guía de vinos", "Privado", etc.
2. Cada idea de concepto, cada tarea, cada proyecto, cada punto de encuentro lo introduzco debajo y, por supuesto, vuelvo a utilizar la estructuración jerárquica
3. Cada empleado tiene una etiqueta como #Peter, #Hans. Cuando quiero discutir algo con Peter, uso su etiqueta
   • Reunión en Dortmund con el cliente X
     • Encontrar una sala de reuniones en Dortmund
     • Fijar cita
       • Habla con #Hans cuando tenga tiempo
     • Tren de libros

   Entonces, la próxima vez que hable con Hans, selecciono todo mi Workflowy con la etiqueta #Hans y obtengo todos los elementos de la reunión con él. No en vano, muchas citas con los empleados se llaman ahora simplemente "reunión de Workflowy"

4. Doy a mis propios todos estrellas por prioridad, así que *, ** o ***. La ventaja es que siempre puedo seleccionar la lista por *** y encontrar todos los tríos superiores o seleccionar por ** y ver todos los tríos medios y superiores
   • Reunión en Dortmund con el cliente X
     • Encontrar una sala de reuniones en Dortmund **
     • Fijar cita
       • Habla con #Hans, cuando tenga tiempo
     • Reservar tren *
5. Cuando ciertos temas se retrasan, utilizo una etiqueta para esa semana del calendario:
   • Reunión en Dortmund con el cliente X
     • Encuentre una sala para reunirse en Dortmund, sólo después de las vacaciones de verano #KW40
     • Fijar cita
       • Hablar con #Hans, cuando tenga tiempo
     • Tren de libros
6. El control de la delegación lo hago utilizando la etiqueta #KW junto con las etiquetas de los empleados, así:
   • Reunión en Dortmund con el cliente X
     • Encuentra una sala para una reunión en Dortmund, sólo después de las vacaciones de verano #KW40
     • Fijar cita
       • Habla con #Hans cuando tenga tiempo. De momento no puedo ir, pero avísame en #KW34
     • Tren de libros

   Ahora viene a mi rescate que puedes buscar no sólo por etiquetas, sino también por exclusión de etiquetas. Así, si busco: "#Hans -#KW", veo todos los puntos de reunión con Hans que no están en espera.

7. Al principio de cada semana, se buscan y sustituyen las etiquetas #KW de las respectivas semanas. Marcando el ítem como hecho o haciendo una tarea separada de él o dejando el día del empleado y así el ítem vuelve a la lista de conversación con el empleado.
8. También utilizo las etiquetas #KW cuando quiero estar al tanto de si, por ejemplo, una persona externa respondió a un correo que era importante para mí:
   • Reunión en Dortmund con el cliente X
     • Encuentre una sala para reunirse en Dortmund, sólo después de las vacaciones de verano #KW40
     • Fijar cita
       • Habla con #Hans cuando tenga tiempo. No puede decirlo por el momento, pero me lo hará saber en #KW34
       • El Sr. Müller Mail escribió, cuando tiene tiempo. ¿Respondió? #KW38
     • Tren de libros
9. Por último, he aquí un ejemplo de listas creativas:
   • Reunión en Dortmund con el cliente X
     • Encuentre una sala para reunirse en Dortmund, sólo después de las vacaciones de verano #KW40
     • Fijar cita
       • Habla con #Hans, cuando tenga tiempo. No puedo hacerlo por el momento, pero me avisarán en #KW34
       • El Sr. Müller Mail escribió, cuando tiene tiempo. ¿Respondió? #KW38
     • Tren de libros
       • o ir en coche?
         • más rápido
         • pero no estoy descansado en la cita
         • ¿tal vez combinar con otra cita?
       • o volar?
         • demasiado trabajo, porque el aeropuerto está demasiado lejos

Espero haber podido transmitir mi forma de trabajar con Workflowy. Por supuesto, esto se puede complementar o modificar a voluntad. El propio Workflowy es completamente flexible.

Pruébalo

También me gustaría mencionar que puedes compartir tu Workflowy con otros a cualquier nivel. Con permisos de lectura y/o escritura. Esto también favorece el trabajo en equipo.

Pruébalo. Hasta 1000 líneas Workflowy es gratuito. Además, cuesta 5 euros al mes.