Una mirada entre bastidores

Placetel es una central telefónica en la nube. Ya no hay una central telefónica física, sino que existe virtualmente en Internet. La ventaja para nuestros afiliados es que pueden contactar con todo el equipo a través de las extensiones, aunque cada uno trabaje en un lugar diferente del mundo. El "dispositivo final" es entonces un teléfono comercial clásico con pantalla de ocupado y botones de marcación directa, un teléfono móvil o un software en el PC.

Las buenas posibilidades de comunicación son especialmente importantes para los equipos cuyos empleados están repartidos por todo el mundo. Gracias a Slack, colaboramos casi con la misma eficacia que si estuviéramos sentados uno frente al otro. Los correos electrónicos internos son la excepción y no la regla.

El punto de contacto más importante para nuestros afiliados es nuestro sitio web. Lo desarrollamos constantemente con un equipo de varias personas, creando nuevas funciones y mejorando la usabilidad. Aquí trabajamos constantemente en múltiples tareas en paralelo, con diseñadores de UX, diseñadores gráficos, programadores, probadores y miembros del equipo principal que colaboran estrechamente. Resolvemos esta complejidad con la herramienta de gestión de proyectos Jira. Gracias a Jira, todo el mundo sabe siempre exactamente lo que tiene que hacer y cuáles son los siguientes pasos.

Es difícil imaginar nuestra sala de conferencias sin Google Meet. Apenas hay una reunión que no incluya a los miembros del equipo que trabajan externamente a través del vídeo.

El correo electrónico sigue siendo muy importante para nosotros. Cada día recibimos unos 100 correos electrónicos de socios y colaboradores. El equipo debe responder a estas preguntas. Para nosotros, Gmail tiene la ventaja de que no necesitamos un programa de correo electrónico local, sino que todo el mundo necesita un navegador, esté donde esté.

La historia es similar con el calendario de Google. En nuestro caso, todos los miembros del equipo tienen acceso a los calendarios de los demás. Esto nos permite reaccionar y planificar con flexibilidad.

Con Ahrefs comprobamos la idoneidad de nuestra web para los buscadores. Vemos la optimización de los motores de búsqueda no sólo como una herramienta de marketing, sino también como una herramienta para dar a nuestros miembros y no miembros respuestas óptimas a las consultas de búsqueda en Google.

La consola de búsqueda va en la misma dirección. También lo utilizamos para mejorar nuestra presencia y facilidad de uso para las consultas de búsqueda en Google.

Los documentos, las presentaciones y las hojas de cálculo no existen para nosotros en los discos duros locales, sino en la nube. Nuestra herramienta para ello es Google Drive. Por ejemplo, lo utilizamos para trabajar en un documento desde diferentes lugares con varios miembros del equipo al mismo tiempo.

Aunque el sitio web fue desarrollado por expertos en UX, muchas preguntas siguen sin respuesta en el uso diario de nuestros miembros. Ahí es donde se puede utilizar Optimize para probar y comprobar cuál de las diversas variantes se entiende mejor. La mejor variante se adopta entonces en el sitio web definitivo para el futuro. De este modo, mejoramos constantemente la experiencia de nuestros miembros al utilizar el sitio web.

Utilizamos análisis para determinar qué áreas de nuestro sitio web son más populares entre nuestros miembros. Esto nos permite concentrar nuestros recursos en estas áreas para satisfacer mejor las necesidades de nuestros miembros.

Una media de varios miles de correos electrónicos salen de nuestras instalaciones cada día. Para asegurarnos de que llegan como nuestros afiliados esperan, utilizamos un servicio de correo profesional para nuestros correos electrónicos. Gracias a Amazon SES, la tasa de correos electrónicos no entregados es mínima.

Por supuesto, nuestros miembros utilizan cientos de programas de correo electrónico, tamaños de pantalla y versiones de sistemas operativos diferentes. Sin embargo, también queremos que nuestros correos electrónicos sean igualmente legibles en todas partes. Para comprobarlo y evitar en lo posible que los correos electrónicos sean ilegibles, utilizamos el servicio profesional de comprobación de correos electrónicos.

A pesar de la gran complejidad de nuestras tareas y procesos, nuestros miembros quieren respuestas fiables. No hay que olvidar nada y la información debe estar siempre a la vista. Aquí es donde Workflowy ayuda.

Wein-Plus también tiene un blog clásico. Sin embargo, sólo para la comunicación interna del jefe al equipo. Por ello, el blog se llama "Utzblog".

Almacenamos todos los procedimientos, instrucciones de organización y demás información en nuestra propia wiki. Para ello, utilizamos el mismo software que la famosa Wikipedia. Todos los miembros del equipo mantienen la Dokuwiki, como la llamamos, actualizada. Esto significa que el equipo siempre tiene una obra de referencia actualizada a su disposición.

Nuestros servidores no se encuentran en nuestra propia sala de servidores, sino en Hetzner. Allí están mucho más protegidos de las interrupciones físicas, los cortes de energía y los fallos de Internet de lo que podemos garantizar nosotros mismos. Hetzner se ocupa de la seguridad y la estabilidad de los servidores 7 días y 24 horas al día. Al fin y al cabo, nuestros miembros quieren utilizar Wein-Plus de forma segura y con el menor tiempo de inactividad posible.

Un equipo satisfecho es la base de unos miembros satisfechos en Wein-Plus. Pero no todo funciona siempre a satisfacción de los miembros del equipo y a veces quieres contárselo al jefe; posiblemente de forma anónima. Esto es exactamente lo que CompanyMood permite hacer al equipo. Aquí puede dar regularmente su opinión sobre su propia satisfacción. Esto se evalúa periódicamente y de ello se deriva la necesidad de actuar para mejorar.

Cuando alguien tiene problemas con el sitio web, la mejor manera de ayudarle es con capturas de pantalla. Lightshot ayuda a tomarlas, etiquetarlas y enviarlas a nuestro miembro o a otros miembros del equipo.

Cuando las capturas de pantalla no son suficientes, entra en juego Screencastify. Te permite grabar tu pantalla en forma de vídeo. De vez en cuando, intento utilizar Screencastify para explicar ciertos procesos como un vídeo explicativo para los miembros. A continuación, se pueden encontrar en Facebook y en nuestro canal de Youtube.